Autore: Fatture in Cloud
L’immobilismo non fa affatto bene agli affari. Anzi, è completamente deleterio. E gli ultimi anni, con crisi economiche di livello globale, guerre ed eventi climatici sempre più devastanti, hanno ampiamente dimostrato che chi si ferma è perduto (a livello industriale, ma non solo).
Qualunque sia la loro dimensione, le aziende devono far ricorso a strumenti di analisi sempre più potenti. Tra questi, l’analisi di portafoglio clienti e fornitori è uno di quelli a cui non si dovrebbe mai rinunciare.
Con questa analisi potrai sapere se clienti e fornitori saranno in grado di pagare le fatture in scadenza nelle prossime settimane e mesi, se potranno consegnare nelle tempistiche previste i prodotti ordinati e molto altro ancora.
Con questi dati alla mano, sarà più semplice programmare la tua attività ed evitare brutte sorprese.
Indice
Quando parliamo di analisi di portafoglio in ambito aziendale ci riferiamo a una serie di operazioni che consentono di analizzare le performance delle aziende con cui si lavora e valutare per tempo eventuali situazioni di rischio.
Questo termine non deve essere confuso con con l’analisi di portafoglio finanziario degli investimenti.
Come vedremo in dettaglio nei prossimi paragrafi, l’analisi in ambito aziendale divide tra portafoglio clienti e portafoglio fornitori. La prima ha natura sia qualitativa sia quantitativa; la seconda, invece, si basa sulla serie di dati storici già disponibili negli archivi dell’azienda.
In ambedue i casi, sarà necessario porre particolare attenzione a tutte le informazioni a disposizione: errori di valutazione potrebbero mettere a rischio la stessa sopravvivenza dell’azienda.
Attraverso l’analisi del portafoglio clienti sarai in grado di determinare i rapporti esistenti tra l’azienda e i clienti.
Partendo dai dati generali delle vendite e del fatturato potrai risalire a quali sono i clienti migliori e che acquistano i tuoi prodotti o servizi con maggior frequenza, quelli che pagano rispettando le tempistiche stabilite e quelli che, invece, danno più problemi.
Oltre ai dati numerici sarai in grado di ricavare anche informazioni qualitative: le aree geografiche dove si concentra la clientela, la tipologia di prodotti venduti, le metodologie di pagamento preferite e così via.
Un portafoglio clienti ben strutturato è fondamentale sia per valutare l’andamento delle attività aziendali, sia per ricavare dati da utilizzare in fase di progettazione e sviluppo di nuovi beni o servizi.
Dall’analisi, tra l'altro, potrai scoprire se il tuo business dipende eccessivamente da un solo cliente o se, invece, il volume di vendite è ben distribuito tra vari clienti.
Se, ad esempio, dovessi scoprire che il 75% delle vendite è legato a uno o due acquirenti al massimo, dovresti iniziare a valutare una strategia di diversificazione commerciale che consenta di ampliare il portafoglio (devi cercare nuovi clienti).
Il perché è abbastanza ovvio: in caso di insolvenza o fallimento di uno dei due, anche tu rischierai di trovarti in cattive acque e chiudere la tua attività.
Dall’analisi del portafoglio clienti, poi, potresti scoprire se l’azienda è sufficientemente “solida” da “accettare il rischio” di nuovi clienti.
Infatti, nel caso in cui l’ammontare dei crediti commerciali non sia eccessivo, potresti anche allargare il giro d’affari.
Al contrario, invece, potresti non riuscire avremmo sufficiente capacità finanziaria per assorbire ulteriori crediti.
Scopri come gestire i crediti commerciali con i tuoi clienti nel capitolo sulla gestione del credito.
Rendere efficiente la catena di approvvigionamento dovrebbe essere uno degli obiettivi principali di ogni azienda.
Solo in questo modo l’azienda sarà in grado di assorbire aumenti di produzione derivanti dall’acquisizione di nuovi clienti o da una crescita della domanda esistente.
E nessun altro strumento come l’analisi del portafoglio fornitori ti permette di migliorare l’efficienza della supply chain della tua azienda.
Come abbiamo accennato, dovrai far ricorso a dati già presenti negli archivi aziendali per comprendere quali siano i miglior fornitori in termini di tempistiche di consegna, qualità delle forniture e condizioni contrattuali.
Inoltre, dovrai verificare la stabilità finanziaria del fornitore. Assicurati la sua condizione economica e finanziaria sia adeguata e tale da poter garantire la continuità e la tempestività delle forniture, senza comprometterle.
Con queste informazioni potrai valutare le performance di ogni singolo fornitore sia da un punto di vista temporale sia da un punto di vista economico e fare tutte le valutazioni del caso.
Potrai, ad esempio, decidere di rinegoziare un accordo economicamente svantaggioso. O decidere di avviare un’attività di scouting per cambiare un fornitore sempre in ritardo con le consegne.
Insomma, l’analisi del portafoglio fornitori è fondamentale per efficientare l’attività aziendale e riuscire a realizzare economie per massimizzare i profitti.
Come abbiamo accennato inizialmente, l’analisi di portafoglio è uno strumento molto potente che le aziende possono sfruttare per migliorare le performance del loro business.
Potrai individuare nuove opportunità di sviluppo, verificare le solidità dei fornitori e ottenere dati utili per la crescita aziendale.
Ad esempio:
L’analisi di portafoglio di clienti e fornitori si può dividere in alcune fasi principali.
Prima di tutto, dovrai raccogliere tutti i dati e le informazioni che ti permetteranno di valutare il rapporto che abbiamo con i clienti.
Dovrai recuperare le informazioni demografiche, lo storico degli acquisti e dati sull’affidabilità creditizia, in modo da poter avere un quadro quanto più possibile completo su ognuno di loro.
Una volta ottenuti tutti i dati relativi ai tuoi clienti, prima di avviare l’analisi, è importante stabilire delle metriche di valutazione oggettive e uguali per tutti.
Dovrai quindi individuare tutti i fattori di valutazione e stabilire una scala numerica - da 1 a 5 o da 1 a 10, a seconda del livello di dettaglio che vuoi raggiungere.
Ora puoi iniziare a pronto a valutare i tuoi clienti, assegnando loro dei voti in base al volume d’affari, tempistiche di pagamento, dislocazione territoriale e così via.
Allo stesso modo, dovrai valutare in maniera oggettiva anche i fornitori con i quali collabori.
In questi casi, alcuni dati sono già in tuo possesso, mentre altri, come ad esempio la stabilità finanziaria, possono essere reperiti tramite servizi e strumenti dedicati.
Nel processo di vendor rating (cioè di valutazione dei fornitori) dovrai stabilire dei criteri oggettivi che ti consentano di valutare in maniera omogenea la qualità dei prodotti, le tempistiche di consegna, le condizioni contrattuali e la capacità produttiva.
Una volta che le analisi del portafoglio clienti e l’analisi del portafoglio fornitori sono concluse, potrai avviare un processo di ottimizzazione generale.
Potrai così migliorare la tua capacità produttiva e quella di riscossione, con effetti positivi sul flusso di cassa, sulla liquidità e sulla capacità di progettare e realizzare nuovi prodotti e servizi.
Non lasciare che l’analisi di portafoglio diventi obsoleta.
Rivedi e aggiorna periodicamente l’elenco dei fornitori e dei clienti, osserva le loro performance e valuta lo stato di salute.
Aggiorna i criteri di valutazione in caso le esigenze della tua azienda dovessero cambiare.
Come puoi immaginare, si tratta di attività complesse, che richiedono tempo e competenze. L’utilizzo di software e piattaforme dedicate ti permetterà non solo di velocizzare i tempi, ma anche di metterti al riparo da eventuali errori di valutazione.
Inutile girarci troppo attorno. Tra tutti i fattori e parametri che potrai stabilire nella valutazione del portafoglio clienti e portafoglio fornitori, quelli economici avranno un peso decisamente superiore agli altri.
Chiunque vorrebbe avere tra i propri clienti un’azienda che rispetta - o anticipa - i tempi di pagamento stabiliti rispetto a una che accumula ritardi su ritardi.
Così come preferiresti avere un fornitore capace di garantire un prodotto di qualità a un prezzo inferiore rispetto alla concorrenza.
Tra i vari, due parametri in particolare permettono di calcolare in maniera precisa qual è l’affidabilità di un’azienda che è già cliente o che potrebbe diventarlo: il credit score e il fido commerciale.
Il credit score permette di valutare quanto un’azienda sia affidabile e in grado di far fede alle tempistiche di pagamento stabilite in fase di contrattazione.
Viene calcolato a partire da diversi dati che riguardano la storia dell’azienda, ad esempio l’esposizione commerciale e i tempi medi di pagamento, a cui viene applicato un algoritmo o un modello statistico prefissato.
S-Peek di TeamSystem è la piattaforma che ti consente di ottenere dati preziosi per l’analisi di portafoglio dei tuoi clienti e fornitori.
Infatti, con S-Peek visualizzi in appositi report le informazioni principali che riguardano lo stato di salute economico-finanziaria di una determinata impresa, tra cui credit score e fido commerciale.
Integra S-Peek al tuo account di Fatture in Cloud, per agevolare la procedura accendendo con semplicità alle anagrafiche dei clienti.
Scopri di più sull’integrazione tra S-Peek e Fatture in Cloud >.
Il fido commerciale, dall’altro lato, permette invece di calcolare l’esposizione massima consigliata verso un cliente.
In parole più semplici, il fido commerciale determina quanto la tua azienda sia esposta al rischio di insolvenza da parte di un cliente nel momento in cui decidi di concedergli un pagamento dilazionato.
Con “rischio di insolvenza” intendiamo il rischio che il cliente non sia in grado di ripagare i propri debiti.
Il fido commerciale viene indicato dalla cifra per cui l’azienda può esporsi per limitare il rischio di perdite.
Attraverso questa valutazione, anch’essa basata su dati oggetti, sarai in grado di giudicare con maggior precisione eventuali richieste di dilazioni di pagamento.
Ora che hai una visione completa dell’attuale situazione finanziaria della tua azienda e delle performance dei tuoi clienti e fornitori, puoi volgere uno sguardo al futuro.
Infatti, prevedere le entrate e le uscite che dovrai affrontare nei prossimi mesi o anni ti aiuterà a prendere le decisioni migliori per la tua attività. Ma come si fa? Te lo spieghiamo nel capitolo successivo, dove affronteremo il tema della pianificazione finanziaria.