FAQ sulla fatturazione elettronica
e sull'account Fatture in Cloud

 

 

Fatturazione elettronica

 

Compilazione delle fatture elettroniche

1. Qual è il mio Codice Destinatario (alcuni lo chiamano anche Codice SDI o Codice Univoco) che devo comunicare ai fornitori?
   Il tuo Codice Destinatario è M5UXCR1 e ti consigliamo di comunicarlo, oltre che a tutti i tuoi fornitori, anche al cassetto fiscale dell'Agenzia delle Entrate. In questo modo, se i tuoi fornitori non dovessero indicare il tuo codice destinatario durante l'invio di una fattura, l'Agenzia delle Entrate sarà comunque in grado di inviarti il documento su Fatture in Cloud.

   I fornitori devono inviare a questo codice le fatture elettroniche a te indirizzate e tu le potrai scaricare direttamente con Fatture in Cloud. Anche se gestisci più aziende con Fatture in Cloud, il codice è sempre lo stesso, sarà la P.IVA inserita in fattura dal fornitore a distinguerle.

   Sei sorpreso che altri usino il tuo stesso codice? È normale! Il codice M5UXCR1 non è individuale ma si riferisce alla piattaforma tecnologica Agyo (Fatture in Cloud/TeamSystem) che gestisce la ricezione e l'inoltro delle fatture elettroniche.

   Attenzione, ricorda che non è possibile utilizzare un codice destinatario diverso da M5UXCR1 per ricevere le fatture elettroniche direttamente in Fatture In Cloud.

2. Come va comunicato il mio Codice Destinatario M5UXCR1 all'Agenzia delle Entrate?
   Il codice va comunicato (ma ricordiamo che non è obbligatorio farlo) solo dal titolare delle credenziali di accesso all'area riservata dell'AdE per la sua azienda oppure da un delegato, tipicamente il commercialista.
    
3. Se l’azienda cliente non mi ha fornito né codice destinatario né PEC, come faccio?
   Se il tuo cliente non ti fornisce né codice destinatario nè indirizzo PEC (Posta Elettronica Certificata), dovrai inserire “0000000” (7 zeri) nel campo codice destinatario. Il tuo cliente potrà comunque scaricare la sua fattura dal cassetto fiscale e tu sarai in regola. Cerca però, nel limite del possibile, di farti fornire almeno la PEC.
    
4. Sono obbligato/a a comunicare il mio codice destinatario all'Agenzia delle Entrate?
   Non è obbligatorio comunicare il codice destinatario all'Agenzia delle Entrate ma consigliamo vivamente di farlo così che se un fornitore invia la fattura senza codice destinatario questa venga comunque intercettata e veicolata anche su Fatture in Cloud.
   Può essere utile comunicare questo codice all'AdE per evitare problemi di consegna (fornitori che non conoscono il codice oppure che lo sbagliano) accedendo all'area riservata dell'Agenzia delle Entrate.
    

5. Dove inserisco questi dati: telefono e mail trasmittente, riferimento amministrazione, dati di terzo intermediario o soggetto emittente, riferimento ddt e detagli pagamento?
   Deve essere tutto inserito all'interno della sezione "altri attributi"

 

Invio fatture

Con riferimento al periodo di cui l’operazione è stata eseguita.

1. Posso inviare con Fatture in Cloud delle fatture elettroniche B2B (tra privati)?
   Certamente! Fatture In Cloud è già da tempo pronto per l’emissione di fatture elettroniche verso privati (B2B), verso la Pubblica Amministrazione (PA) e verso i consumatori finali (B2C). La modalità di creazione/invio del documento è analoga a quella usata per le fatture elettroniche emesse alla Pubblica Amministrazione.
    
2. Come funziona la fattura con consumatore finale (B2C)?
   Dovrai inserire nel campo codice destinatario “0000000” (7 zeri), sia che il tuo cliente abbia una PEC che non. Ricordati di inserire il codice fiscale! Ti consigliamo di inviare al tuo cliente anche il pdf della fattura. Ricorda però che per te ha valore fiscale solo la fattura elettronica.
    
3. Posso inviare le fatture con Fatture in Cloud, ma ricevere quelle dei fornitori dal mio commercialista?
   Davvero desideri che le fatture vengano ricevute dal commercialista per essere registrate in contabilità senza una tua preventiva verifica (contenuto, importi, scadenze, etc.)? Puoi farlo, basta che ai fornitori comunichi il codice destinatario del tuo commercialista al posto di quello che useresti tu con Fatture in Cloud (ovvero M5UXCR1). Ricorda che operando in questo modo le fatture non saranno scaricabili tramite Fatture in Cloud e dovranno essere messe in conservazione sostitutiva dal commercialista. NB: se anche il tuo commercialista usa il tuo stesso codice M5UXCR1... è tutto regolare, significa semplicemente che state adoperando entrambi software del gruppo TeamSystem!
    
4. Qual è l’intero flusso di recapito per le fatture elettroniche?
   Scarica questo PDF che spiega in modo semplice il flusso di recapito delle fatture elettroniche.
    
5. Entro quando va inviata la fattura?
   Esistono varie casistiche, in base alla tipologia di fattura: immediata, differita o scartata. Per ulteriori informazioni, consulta la guida "entro quando devo inviare la fattura elettronica".

 

Invio fatture verso l’estero

1. Come devo comportarmi con le fatture estere? 
   Per le fatture emesse, sia intra UE che extra UE, non è obbligatorio inviarle in formato elettronico tuttavia, facendolo, ci si risparmia di doverle comunicare tramite l'esterometro, pertanto per ogni fattura estera ti consigliamo di:
   • Indicare nei dati del cliente la P.IVA estera preceduta dal codice ISO della nazione di due caratteri, es. "DE" per Germania. Nel caso il cliente non abbia P.IVA, indicare in questo campo il Codice Fiscale, se conosciuto.
   • Inviarla in formato elettronico allo SDI con codice destinatario XXXXXXX (sette volte X)
   • Inviarla in formato tradizionale (cartaceo/Pdf) al cliente estero.

Le fatture estere ricevute (comprese le bollette doganali) andranno registrate in maniera tradizionale come si è sempre fatto, e dovranno essere comunicate con l'esterometro.

Vuoi sapere come si compila una fattura elettronica? Cosa cambia rispetto al passato? Nel nostro approfondimento dal titolo Come compilare una fattura elettronica trovi utili suggerimenti per la compilazione della fattura elettronica verso la PA e verso privati.

 

Invio fattura PA

1. Quali dati devo inserire quando creo una fattura elettronica PA?
   Per creare una fattura elettronica da inviare a una pubblica amministrazione bisogna inserire:
   • i dati societari del cliente;
   • il codice PA: un codice alfanumerico composto da 6 caratteri che identifica la Pubblica Amministrazione;
   • l’indirizzo PEC (dato facoltativo);
   • specificare SPLIT PAYMENT alla voce esigibilità IVA (per casi particolari affidarsi sempre al proprio commercialista);
   • se rilasciato, specificare il CIG: Codice Identificativo della Gara. Deve essere riportato su ogni atto relativo alla procedura negoziale;
   • se rilasciato, specificare il CUP: Codice Unico di Progetto, un codice alfanumerico univoco costituito da 15 caratteri che identifica e accompagna un progetto d’investimento pubblico durante tutto il ciclo di vita.
      
2. Cosa è il codice PA e dove lo trovo?
   Il codice PA è un codice alfanumerico composto da 6 caratteri che identifica in modo univoco la Pubblica Amministrazione. Viene rilasciato dalla Pubblica Amministrazione stessa. Nel caso in cui ti non venga rilasciato, hai due opzioni: o lo chiedi espressamente, oppure lo ricerchi nell'indice di Fatture in Cloud. Infatti, in fase di creazione della fattura elettronica, puoi ricercare le PA da un apposito indice, incuso in tutte le licenze. Richiamando la PA da quel filtro di ricerca, troverai tutti i dati essenziali: indirizzo, P.IVA /codice fiscale, codice PA e altri ancora.
    
3. Cosa sono i codici CIG e CUP? Devo specificarli in fattura?
   Il codice CIG (Codice Identificativo della Gara) deve essere riportato su ogni atto relativo alla procedura negoziale. Il codice CUP (Codice Unico di Progetto) è un codice alfanumerico univoco, costituito da 15 caratteri, che identifica e accompagna un progetto d’investimento pubblico durante tutto il ciclo di vita, come una sorta di "codice fiscale" del progetto. Se rilasciati, è necessario specificarli nei campi predisposti in base al documento originale dal quale è stata emessa la fattura (ordine di acquisto, contratto o convenzione).
    
4. Ho la possibilità di inserire la scissione dei pagamenti (Split Payment) nella fattura elettronica verso una pubblica amministrazione?
   Certo. In fase di creazione di una fattura elettronica emessa ad una pubblica amministrazione, è necessario specificare l'esigibilità IVA prevista: in questo caso la scissione dei pagamenti, conosciuta anche come SPLIT PAYMENT. Per casi particolari in cui non è prevista tale esigibilità IVA, suggeriamo di affidarsi sempre al proprio commercialista.
    
5. Oltre alla fattura elettronica, posso generare un altro tipo di documento verso la PA?
   Certo. In fase di creazione di fatture elettroniche hai la possibilità di selezionare la tipologia di documento che vuoi creare. L'Agenzia delle Entrate ha rilasciato delle specifiche in merito con diversi codici:

• TD01 fattura
• TD02 acconto/anticipo su fattura
• TD03 acconto/anticipo su parcella
• TD04 nota di credito
• TD05 nota di debito
• TD06 parcella.

 

Firma Digitale

1. Devo essere in possesso di firma digitale?
   No, pensiamo a tutto noi! La fattura verrà direttamente firmata tramite il software e successivamente inviata e posta in conservazione sostitutiva.
   Non sai cos’è la firma digitale o come inserirla sulla fattura elettronica? Qui ti spieghiamo tutto: Firma digitale fattura elettronica: istruzioni per l’uso.

 

Conservazione sostitutiva

1. Fatture in Cloud comprende anche la conservazione sostitutiva?
   Sì, la conservazione sostitutiva delle fatture è compresa e garantita per 10 anni a norma di legge.
   Per erogare questo servizio, ci affidiamo a Teamsystem. Per tutte le informazioni in merito, scrivi a conservazionecloud@teamsystem.com. Ricordati di indicare la tua P.IVA e di specificare che utilizzi il servizio Fatture in Cloud.
    
2. Se non rinnovo l’abbonamento, le vecchie fatture rimangono in conservazione?
   Certamente! Avrai sempre accesso alle vecchie fatture che rimarranno in conservazione sostitutiva per 10 anni.

Se vuoi sapere come funziona la conservazione sostituiva e quali sono i suoi vantaggi, eccoti un approfondimento: Conservazione sostitutiva fatture elettroniche: cos’è e come funziona?

 

Software

1. È possibile creare la fattura con un altro software ed inviarla con Fatture in Cloud?
   No. Con Fatture in Cloud hai il ciclo completo: dalla creazione alla conservazione sostitutiva della fattura. Le fatture devono essere create direttamente con Fatture in Cloud.
    
2. Il mio pc ha bisogno di requisiti specifici per poter emettere le fatture elettroniche?
   No. Accedi a Fatture in Cloud direttamente da browser quindi non hai bisogno di requisiti specifici.
    
3. Se attivo la Fattura Elettronica in Fatture in Cloud, poi posso emettere fatture anche in formato normale?
   Certo! L'attivazione della fattura elettronica ti consente di avere ANCHE la possibilità di inviarla. Tutte le fatture rimangono uguali al solito e possono essere stampate.
    
4. Per l'invio delle fatture elettroniche posso usare altri sistemi invece di quello previsto da Fatture in Cloud (ovvero Ts Digital)?
   Ts Digital serve sia per poter creare il file Xml che per inviarlo. Una volta che il file è creato puoi esportarlo ed inviarlo anche con altri sistemi.
    
5. Posso inviare tramite Fatture in Cloud file di fattura elettronica Xml generati con altri software?
   No. È possibile inviare esclusivamente fatture create con Fatture in Cloud.
    
6. Posso importare in Fatture in Cloud fatture ricevute sulla mia PEC o su un altro programma?
   Sì, possono essere caricate direttamente dalla sezione "acquisti", allegando il file xml del documento in questione. Queste fatture però non verranno poste in conservazione sostitutiva, come invece accade per i documenti ricevuti direttamente in Fatture in Cloud.
    
7. Posso importare in Fatture in Cloud fatture elettroniche in formato xml emesse con un altro programma?
   Si, è possibile importare tutti i documenti elettronici in formato xml inviati e ricevuti con un programma differente da Fatture in Cloud. Per farlo è sufficiente caricare un archivio zip (cartella compressa) con i documenti xml che vuoi importare.
   Non è però possibile importare xml e inviarli al sistema di interscambio da Fatture in Cloud.
   Per eseguire questa operazione, puoi collegare il tuo gestionale a Fatture in Cloud tramite le API.
   Le API permettono l'interfacciamento tra FiC e software esterni come le piattaforme di e-commerce o i CRM.
   È necessario da parte tua sviluppare un plug-in che si colleghi alle nostre API.

 

Errori

1. Come faccio a modificare una fattura elettronica già inviata?
   I documenti elettronici già inviati possono essere modificati solo in alcuni campi, come il centro di ricavo e i dati relativi al metodo di pagamento. Possono essere invece completamente modificati solamente se vengono scartati (o rifiutati dalla PA in caso di documenti emessi verso una Pubblica Amministrazione).
   Nel caso in cui la fattura elettronica risulti "Inviata", dovrai emettere nota di credito che annulla la fattura con i dati errati. In un secondo momento potrai creare la fattura corretta.
   Per ulteriori informazioni, consulta la guida alla modifica dei documenti elettronici inviati. 
    
2. Come faccio a fare una nota di credito con Fatture in Cloud?
   Per creare una nota di credito elettronica, vai alla sezione "fatture e doc" e premi in alto a destra NOTA DI CREDITO. Apparirà il tasto blu + NOTA DI CREDITO. Una volta all'interno del documento, verifica che ci sia la spunta su ELETTRONICA, dopodiché procedi con l'inserimento dei dati.
    

 

 

 

Account e licenza

 

Personalizzazione

1. Come inserire il mio logo su Fatture in Cloud, per farlo comparire su fatture e documenti?
   

   Nella sezione "Impostazioni" puoi caricare il tuo logo, che verrà riportato automaticamente nei documenti pdf che andrai a creare. Ricorda però che i formati accettati sono PNG, GIF, JPG, JPEG e le dimensioni ideali sono: lunghezza 500 pixel, altezza 250 pixel, peso di 500 KB.

Acquisto, licenza e rinnovo

1. In quanto tempo si attiva la licenza che ho acquistato?
   Se decidi di pagare la licenza di Fatture in Cloud con carta di credito e/o Paypal, la licenza si attiverà nel giro di pochi minuti.
   Se invece preferisci pagare la licenza con bonifico bancario, i tempi di attivazione saranno un pochino più lunghi, a causa dei tempi bancari.
   Per questo motivo consigliamo sempre di eseguire il pagamento attraverso carta di credito e/o Paypal.
    
2. Durante l'anno supero il limite documenti: posso eseguire l'upgrade, passando alla licenza superiore?
   Sì e lo puoi fare gratuitamente. Nella sezione "Licenza e piani" premi il tasto TRASFORMA GRATIS. Non pagherai la differenza di costo, ma verranno riproporzionati i giorni della licenza, che scadrà con anticipo rispetto alla data originale. 
    
3. Posso pagare la licenza a rate?
   Puoi pagare la licenza di Fatture in Cloud in una sola tranche, in quanto si tratta di un versamento annuale. Quindi non c'è modo di saldare il canone mensilmente.
    
4. Da quando posso eseguire il rinnovo?
   Puoi rinnovare la licenza di Fatture in Cloud dal momento in cui mancano 30 giorni alla scadenza.
    
5. Come rinnovare la licenza di Fatture in Cloud? 
   Entra nell'area riservata del tuo account e clicca sulla voce "Licenza e piani", che trovi nel menu a sinistra. Scegli uno dei tre piani proposti (Standard, Premium o Premium Plus) e clicca sul bottone "Rinnova per un anno", che trovi appena sotto al nome del piano.
   Puoi pagare il rinnovo con carta di credito, Paypal o bonifico. Consigliamo sempre di utilizzare carta di credito o Paypal in quanto i tempi di attivazione sono molto più veloci, infatti nel giro di pochi minuti la licenza sarà attiva e potrai procedere con l'utilizzo del programma.
    

Cancellazione dell'account

1. Ho un account in prova gratuita (ancora in vigore o scaduta), per cui non ho mai acquistato una licenza. Come lo cancello?
   Richiedi la cancellazione tramite la nostra chat di assistenza, che trovi all’interno del tuo account o in questa pagina, cliccando l’icona in basso a destra, oppure scrivi un'email a info@fattureincloud.it. Ricordati di contattarci utilizzando l’indirizzo mail che hai inserito in fase di creazione dell’account.
    
2. Ho un account con licenza scaduta. Come lo cancello?
   Invia una PEC a madbit@pec.it, allegando i seguenti documenti:
   - Modulo richiesta variazione dati compilato e firmato.
   - Copia fronte/retro del documento di identità del richiedente.
    
3. Cosa succede se cancello il mio account?
   Tutti i dati contenuti nell’account vengono cancellati. È un’operazione irreversibile: una volta eliminati, è impossibile ripristinarli. Per questo motivo ti consigliamo di salvare una copia dei dati, tramite l’operazione di backup.
    
4. Come posso salvare i dati contenuti nel mio account?
   Puoi richiedere il backup dei dati, cioè una copia da scaricare e salvare sul tuo PC. Accedi al tuo account di Fatture in Cloud, vai alla sezione “Importa/Esporta” e segui le indicazioni.
   Nella copia di backup troverai:
   - tutti i documenti generati, passivi ricevuti e registrati, F24 e in archivio
   - le anagrafiche dei clienti, dei fornitori e dei prodotti/servizi
   - il magazzino
   - la prima nota
   - il riepilogo economico
   Per ulteriori informazioni, consulta la guida al backup dell’account.
   Non ricordi come accedere al tuo account? Questa guida può tornarti utile: password dimenticata.

Altre domande

1. È possibile gestire corrispettivi elettronici?
   I corrispettivi elettroni non sono gestiti all'interno di Fatture in Cloud.
   Per questo servizio ti consigliamo di scegliere Cassa in Cloud, altro software del gruppo Teamsystem.
    
2. Con Fatture in Cloud posso gestire tutta la contabilità della mia attività?
   No, ma lo puoi fare con un altro software del gruppo TeamSystem, Contabilità in Cloud. 
   Con Contabilità in Cloud gestisci bilanci, mastrini, registri e liquidazioni IVA e molto altro ancora.

 

 

Contabilità

 

1. Con Fatture in Cloud posso gestire la contabilità della mia attività?
   No, ma lo puoi fare con un altro software del gruppo TeamSystem, Contabilità in Cloud.
    
2. Contabilità in Cloud è un modulo di Fatture in Cloud?
   No, si tratta di un software separato. Per utilizzare Contabilità in Cloud dovrai creare un nuovo account, che puoi provare gratuitamente e senza vincoli.
   All’interno del tuo nuovo account di Contabilità in Cloud puoi importare tutti i dati che hai già inserito in Fatture in Cloud (ad esempio, clienti, fornitori, prodotti e fatture di acquisto): è facile e basta un clic.
    
3. Quale differenza c’è tra Fatture in Cloud e Contabilità in Cloud?
   Fatture in Cloud è il software per emettere fatture e gestire la tua Partita IVA in modo semplice e veloce. Contabilità in Cloud, oltre alla fatturazione elettronica, ti offre tutti gli strumenti per avere il controllo della tua contabilità, dai bilanci ai mastrini, fino alla liquidazione IVA. Inoltre, con Contabilità in Cloud puoi gestire in modo più completo il magazzino, monitorare le vendite degli agenti di vendita e creare progetti. Per ulteriori dettagli, consulta la pagina dedicata a Contabilità in Cloud. 
    
4. Quanto dura la prova gratuita di Contabilità in Cloud?
   La prova dura 14 giorni, è gratuita e senza vincoli: in qualunque momento (sia durante la prova che dopo) puoi decidere di acquistare l’abbonamento.
    
5. Come funziona l’abbonamento a Contabilità in Cloud?
   Puoi scegliere tra:
   - Starter: fino a 6.000 transazioni per esercizio contabile; NON include la gestione del magazzino e la dichiarazione iva annuale.
   - Premium: fino a 15.000 transazioni per esercizio contabile.
   - Enterprise: fino a 50.000 transazioni per esercizio contabile
   
   Tutti e tre gli abbonamenti includono la gestione delle vendite, degli acquisti, dei progetti, dei documenti digitalizzati, la gestione dei centri di costo, di ratei/risconti. Gli utenti sono illimitati. Gli abbonamenti hanno un prezzo a partire da 29€/mese.
    
6. Cosa s’intende con “transazione contabile”?
   Con il termine transazione si intende il numero di righe di contabilità stampate nel libro giornale per un anno contabile.
   Una qualsiasi registrazione contabile è costituita da almeno due imputazioni, una in dare per rilevare un credito o un costo, una in avere per rilevare un debito un ricavo.
   Ad esempio, una fattura di vendita ad un cliente con un totale di € 1.220 genera tre transazioni:
   - una di € 1.220 in dare sul conto del cliente
   - una di € 1.000 in avere su un conto di ricavo
   - una di € 220 in avere sul conto dell’IVA a debito

 

 

Migrazione da Fattura Smart

Il tuo commercialista ti ha invitato a creare e a utilizzare un account di Fatture in Cloud,
per continuare a collaborare con te anche dopo la dismissione di Fattura Smart? 
Non sei solo: qui trovi le risposte più comuni alle domande che gli utenti di Fattura Smart ci stanno rivolgendo.

 

1. Fatture in Cloud gestisce la fatturazione elettronica attiva e passiva, come Fattura Smart? 
   Sì, come Fattura Smart ti permette di creare e inviare al SdI le fatture e di ricevere quelle dei tuoi fornitori. Nel servizio è compresa anche la conservazione sostitutiva obbligatoria. 
    
2. Passando a Fatture in Cloud, devo cambiare il mio Codice Destinatario di Fattura Smart?
   No, Fatture in Cloud e Fattura Smart sono entrambi software di TeamSystem, perciò condividono la stessa piattaforma d’invio. Quindi il tuo Codice Destinatario per la fatturazione elettronica (chiamato da alcuni anche Codice SDI o Codice Univoco) rimarrà sempre M5UXCR1. 


3. Quali funzionalità aggiuntive ha Fatture in Cloud rispetto a Fattura Smart?
   Oltre alle fatture elettroniche, Fatture in Cloud ti permette anche di creare preventivi, fatture standard, parcelle e altri documenti. Comprende anche gli acquisti, la gestione del magazzino, lo scadenzario, e tante altre funzionalità.
    
4. Fatture in Cloud è difficile da utilizzare?
   Niente affatto. È molto intuitivo e alla portata davvero di tutti, anche dei meno avvezzi alla tecnologia. Ti risulterà semplice imparare ad utilizzarlo, anche grazie alle guide e alle videoguide. 
    

5. Posso trasferire le mie fatture da Fattura Smart a Fatture in Cloud?
   Sì, è possibile importare le fatture elettroniche, le anagrafiche di clienti e fornitori e i documenti elettronici emessi e ricevuti con Fattura Smart. Ti basta collegare Fatture in Cloud con il tuo account TS Digital, che già utilizzi per la fatturazione elettronica, e premere un bottone.