Autore: Fatture in Cloud
Negli anni ’80, i fogli di calcolo Excel hanno permesso alle aziende di svolgere diversi compiti in modo più fluido e semplificato, abbandonando definitivamente carta e penna.
Sebbene la tecnologia abbia fatto passi da gigante, sono ancora molte le imprese che continuano a utilizzare questo software per compiere diverse attività quotidiane, tra cui anche la gestione dei clienti.
Utilizzare Excel, però, espone a una vasta gamma di rischi per la sicurezza e l’esattezza dei dati.
Inoltre, comporta dei limiti che rendono meno efficaci le attività di gestione della relazione e fidelizzazione del cliente.
Quali sono questi rischi e limiti? E quali le alternative? Capiamolo insieme
Indice
Tra le criticità legate all’uso di Microsoft Excel per la gestione dei clienti di un’azienda, ecco le principali.
In Excel, solitamente, i dati si trovano su diversi fogli e non organizzati in un unico posto: questo può generare confusione e difficoltà a reperire le informazioni che occorrono.
Inoltre, i file in Excel sono difficilmente consultabili da smartphone e tablet; quindi, diventa difficile accedere dati se no si ha a disposizione un PC.
Di norma, i file in Excel sono salvati all’interno dei computer e server aziendali. Se quest’ultimi non sono sottoposti ad adeguati controlli di sicurezza, potrebbero essere soggetti ad attacchi e minacce informatiche.
I dati, anche sensibili, contenuti nei fogli di calcolo sarebbero quindi esposti ad alto rischio di corruzione e/o perdita.
Utilizzare Excel può aumentare il rischio di errori umani e la difficoltà di mantenere coerenza e aggiornamento dei dati.
Questo può avere un impatto negativo sulla reputazione aziendale e sulla soddisfazione del cliente.
Excel presenta delle limitazioni che lo rendono spesso inefficace per gestire i clienti di un’azienda.
Excel non offre le stesse capacità di registrazione e monitoraggio di un software dedicato alla gestione dei clienti.
Questo può comportare la perdita di opportunità di vendita e influire sulla qualità del servizio alla clientela, dato che diventa più complesso tenere traccia delle comunicazioni.
Con la crescita aziendale, la gestione di grandi quantità di dati diventa fondamentale.
Excel, pur essendo flessibile, mostra limiti nell'elaborazione efficiente di grandi volumi di informazioni.
È importante quindi valutare se e quanto questo strumento possa supportare la crescita a lungo termine della tua attività.
Excel può diventare complicato da gestire in termini di condivisione, collaborazione e controllo delle versioni.
Infatti, bisogna prestare attenzione che tutti i membri del team abbiano accesso ai dati rilevanti e che le informazioni siano sempre aggiornate.
Eseguire analisi complesse sui dati dei clienti tramite Excel richiede tempo e competenze avanzate.
Un compito che quindi non tutti gli impiegati aziendali possono svolgere.
Excel non è integrato con altre applicazioni aziendali come e-mail, calendari, strumenti di marketing o sistemi di supporto clienti.
Questo può essere causa di una maggiore difficoltà nel coordinare le diverse attività aziendali e richiedere soluzioni aggiuntive per garantire una gestione efficiente.
Abbiamo visto che, per vari motivi, Excel non è lo strumento ideale per gestire i clienti.
Qual è dunque l’alternativa? Il software CRM: lo esamineremo nel prossimo capitolo.