Un cliente ti ha appena commissionato un lavoro, che devi compiere per lui in trasferta. È un’ottima notizia, ma a un certo punto il tuo entusiasmo viene smorzato da alcuni dubbi: il rimborso delle spese di viaggio concorre alla formazione del reddito imponibile? Ma, soprattutto, deve essere sommato ai compensi e ai ricavi dell’anno corrente?
Sappiamo per rimanere nel regime forfettario è necessario non superare il limite di compensi e ricavi di 85.000€ annui: abbiamo già trattato questo punto nei requisiti del regime forfettario. Se i rimborsi spese rientrano in questo conteggio, è assolutamente necessario non trascurare il loro impatto.
Non preoccuparti, al termine di questo capitolo capirai come funziona il rimborso spese nel regime forfettario e come inserirlo nella fattura della tua prestazione.
Rimborsi spese per i forfettari: tassazione e concorso al limite di fatturato
Iniziamo con le cattive notizie: in linea di massima i rimborsi spese contribuiscono alla formazione del reddito imponibile (dal punto di vista sia fiscale che previdenziale) e al raggiungimento del limite di fatturato imposto per il regime forfettario.
Inoltre, come abbiamo già visto in questa guida, il regime forfettario impedisce di dedurre le spese sostenute per svolgere le proprie attività.
A questo punto potresti dubitare sulla convenienza di entrare o restare nel regime forfettario, soprattutto se durante l’anno di solito affronti numerose trasferte.
Aspetta, però, esiste un’eccezione alla regola. Infatti i rimborsi non concorrono né al reddito imponibile, né al limite di compensi e ricavi quando le spese vengono sostenute dal forfettario come anticipazione a nome e per conto del cliente.
Vediamo meglio in cosa consiste questa opzione.
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Spese di viaggio: tipologie e rimborsi
Per capire cosa sono e quando si verificano le spese “a nome e per conto del cliente”, analizziamo le principali tipologie di spesa e i rimborsi previsti per ognuna di esse.
1. Spese prepagate dal committente
In questo caso il cliente o committente del lavoro sostiene le spese in via anticipata. Quindi, ad esempio, acquista i biglietti del treno prima che tu parta per la trasferta, facendosi carico dell’importo. Perchè la spesa rientri in questa categoria, la fattura relativa alla spesa deve essere intestata al cliente o committente ed eventualmente contenere il riferimento a te, che hai agevolato del bene o servizio acquistato.
Come affermato dall’articolo 54, comma 5, Tuir, queste spese non costituiscono una forma di compenso. Non richiedono nemmeno un rimborso, perchè sono state sostenute dal cliente che ti ha commissionato il lavoro. Perciò non le devi inserire nella fattura della tua prestazione.
2. Spese effettuate a nome e per conto del cliente
Durante la trasferta puoi sostenere tu il pagamento, ma far intestare la fattura al cliente, che quindi se ne farà carico: in questo consistono le spese “effettuate a nome e per conto del cliente”.
I rimborsi associati a queste spese a non contribuiscono né al reddito imponibile, né al raggiungimento del limite di fatturato del forfettario.
Infatti, non sono classificabili come compenso per te, ma come un mero ristorno di quanto hai anticipato a nome e per conto del cliente.
Una volta rientrato dalla trasferta, puoi chiedere il rimborso all’interno della fattura per la prestazione effettuata, che dovrà contenere il valore delle spese anticipate affiancate alla dicitura “spese anticipate ex. Art. 15 DPR 633/72”.
Ti consigliamo anche di allegare anche le fatture delle spese intestate al cliente, come controprova degli importi di cui chiedi il rimborso.
Chiaramente devi prima concordare con il cliente le spese da anticipare per conto suo e gli importi da rimborsare devono corrispondere a quelli sostenuti.
Ricordiamo anche che è determinante anche la scelta del metodo di rimborso: i rimborsi di tipo “forfettario”, cioè quelli per cui si versa una somma a forfait per ogni giorno di trasferta, sono sempre un ricavo e contribuiscono alla formazione del reddito imponibile.
3. Spese sostenute a nome e per contro proprio
In quest’ultima categoria rientrano tutte le spese pagate e intestate a te.
Queste concorrono alla formazione del limite di fatturato del regime forfettario e sono oggetto di calcolo di imposte e contributi, fiscali e previdenziali.
Esempio di rimborso spese nel regime forfettario
Ora che abbiamo trattato tutte le tipologie di spesa e il loro impatto sulla tassazione e sul fatturato del regime forfettario, veniamo a fare un esempio.
Immaginiamo che Mario, professionista in regime forfettario, compia una trasferta per conto dell’azienda di Andrea. Durante il viaggio dovrà certamente sostenere delle spese. Davanti a lui si presentano due opzioni:
Anticipare le spese, ma far intestare le fatture all’azienda di Andrea (previo accordo tra i due). In questo caso il rimborso di Mario non contribuisce alla formazione dei ricavi e non è soggetto a imposte e contributi.
Pagare le spese e far intestare le fatture a proprio conto. Qui invece il rimborso che Mario riceve rientra sia nel suo fatturato, sia nell’imponibile.
Ora che hai ben chiare le idee sul rimborso spese per i forfettari, potrai finalmente valutare la convenienza di questo regime? Pensi ne valga la pena e non vedi l’ora di passare al forfettario? Ottimo, perché il prossimo capitolo è dedicato proprio a questo. Ti spiegheremo cosa fare per accedere al regime forfettario con una nuova attività o con una già avviata. E se, invece, hai capito che questo regime non fa per te, nessun problema: ti spieghiamo anche come uscirne.
Questo contenuto è aggiornato al 2024.