Quando si lavora con i clienti come aziende o liberi professionisti, può succedere di incorrere in fatture con pagamenti che vengono effettuati in ritardo rispetto a quanto stabilito o fatture che rimangono insolute.
Un aiuto nella gestione di questi inconvenienti arriva dal sollecito di pagamento, un documento che informa il cliente della fattura insoluta e ricorda di effettuarne il saldo il prima possibile. È importante che l’invio di questo documento rientri in una corretta procedura di sollecito del pagamento.
In questo capitolo entreremo nel dettaglio del sollecito di pagamento. Vedremo in cosa consiste, come si fa, quando e come si invia e infine alcuni consigli per rendere il sollecito di pagamento efficace.
Cos’è un sollecito di pagamento
Il sollecito di pagamento di una fattura è il documento con cui si ricorda al cliente di effettuare il pagamento di una fattura scaduta. Tu, in quanto creditore, puoi richiedere direttamente al debitore il pagamento della somma dovuta, a fronte di beni o servizi che hai già fornito.
Il sollecito di pagamento dovrebbe contenere tutti gli estremi del debito, partendo dalle informazioni contenute nella fattura che risulta non ancora pagata. Dalla fattura, infatti, si possono ricavare tutte le indicazioni relative al debito insoluto e agli estremi del rapporto che intercorre tra le parti.
Quando inviare un sollecito di pagamento delle fatture
Il sollecito del pagamento della fattura deve avvenire solo a quando c’è un credito scaduto, cioè nel momento in cui è trascorso il termine entro il quale il debitore poteva adempiere. Prima della scadenza del termine indicato in fattura o stabilito nel contratto, non si può quindi pretendere il pagamento da parte del debitore.
Nelle fatture i termini di pagamento sono ben specificati e variano dal tipo di azienda e prodotto o servizio offerto. Indicare in modo chiaro i tempi del pagamento è uno dei consigli che abbiamo già visto nel capitolo precedente, dedicato a come farsi pagare dai clienti.
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Come si scrive un sollecito di pagamento: le informazioni da inserire
Puoi richiedere il saldo al cliente mediante il sollecito, che dovrà contenere alcune specifiche informazioni, per evitare possibili fraintendimenti:
- dati del creditore e del debitore;
- indicazione del numero della fattura con il termine concordato per il versamento della somma dovuta;
- importo;
- invito a provvedere al saldo entro un dato termine, normalmente 14 giorni dal ricevimento della lettera;
- riscontro da parte del debitore per scongiurare il perseguimento di altre vie;
- copia della fattura insoluta allegata.
Come inviare il sollecito di pagamento
È buona prassi inviare il sollecito di pagamento in forma scritta, così che ci siano prove a testimoniare la richiesta di provvedere al saldo della fattura insoluta. Ti consigliamo di inviare una mail di sollecito, molto più veloce ed efficace di una lettera di sollecito cartacea.
Se il debitore non dovesse ancora provvedere spontaneamente al saldo dell’insoluto, ti consigliamo di procedere con l’invio della raccomandata a/r o, meglio ancora, con l’utilizzo di posta elettronica certificata (PEC).
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Infatti, inserendo in fattura l’apposito bottone, permetti loro di pagare tramite carta di credito/debito o addebito su conto corrente, in modo semplice e veloce.
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I tempi in cui inviare il sollecito di pagamento
Il sollecito del pagamento è il primo passo da compiere a fronte di un debitore che non salda una fattura. Non esiste un numero prestabilito di solleciti da eseguire, anche se nella prassi commerciale sono solitamente tre.
La prima lettera di sollecito di pagamento è una richiesta, dai toni cordiali e informativi, in cui ricordi al debitore l’esistenza del debito e ne riepiloghi i dati principali (importo, numero fattura, modalità di pagamento). A volte un ritardo nei pagamenti può essere legato a una semplice dimenticanza o a una momentanea impossibilità, che con una richiesta amichevole e informale si riesce facilmente a superare. Tuttavia, se l’inadempimento dovesse continuare, puoi procedere con l’invio di altri solleciti, che riporteranno il riferimento delle precedenti lettere, al fine di avere uno storico.
L’invio del secondo sollecito di pagamento ha lo scopo di rafforzare il tono della prima lettera. Dovrai evidenziare la scadenza del pagamento e la relativa necessità di provvedere, quanto prima, al saldo. Se anche la seconda lettera venisse ignorata, puoi esprimere la richiesta, in maniera più decisa e perentoria, nel terzo sollecito.
6 Consigli per scrivere un sollecito
Per la redazione e la gestione di un sollecito di pagamento efficace ti risulterà sicuramente utile seguire i seguenti consigli, per rendere più snello e semplice il recupero crediti:
- informa il debitore dell’insoluto e del fatto che sei in attesa del pagamento, come da accordi;
- indica la fattura insoluta con tutti i suoi dati;
- segnala una data precisa, entro la quale il creditore si aspetta il pagamento;
- mantieni sempre toni professionali e cortesi;
- non inserire il numero di solleciti che di solito mandi, per evitare che il debitore prolunghi volutamente il processo di pagamento;
- comunica nella stessa lingua del debitore, nel caso di cliente straniero.
Eccoci alla fine dell’ultimo capitolo della guida. Abbiamo toccato diversi temi, che possiamo riassumere nei seguenti punti:
- basi, definizioni e motivi per cui è importante gestire entrate e uscite di tutte le attività, anche delle più piccole;
- i diversi metodi di pagamento (contanti, bonifico, RiBa, addebito su conto corrente) e le caratteristiche di ognuno, per scegliere quello che più soddisfa le tue esigenze;
- gli strumenti e operazioni che ti possono aiutare nella gestione di incassi e pagamenti: scadenzario, prima nota, riconciliazione bancaria e sollecito di pagamento.
Per leggere i capitoli in cui sono approfonditi questi argomenti, vai all’introduzione alla guida alla gestione di incassi e pagamenti.
