La prima nota è un documento che raccoglie tutte le transazioni finanziarie dell'azienda: non devi servirtene per forza (la legge non lo impone) ma può essere un valido aiuto per tenere i conti in ordine ed evitare errori che potrebbero costarti multe salate.
Cos’è la prima nota?
Si tratta di una tabella, in cui vanno inserite tutte le spese e le entrate della tua attività registrate secondo il principio di cassa. Una prima nota ben strutturata dovrebbe indicare:
- la data dell’operazione (quando cioè hai ricevuto un pagamento o lo hai effettuato);
- la descrizione dell’operazione (perché hai pagato o ricevuto quella somma);
- l’importo (nella colonna entrate o uscite a seconda che si tratti di un accredito o un addebito);
- l’indicazione del conto corrente sul quale è avvenuto l’addebito o l’accredito;
- un riferimento al documento fiscale (ad esempio il numero della fattura cui corrisponde l’accredito);
- il saldo progressivo.
Gestione della prima nota: come si fa
Ci sono molti modi per compilare e gestire correttamente la prima nota.
Puoi servirti del vecchio blocco di carta prestampato da compilare a mano, creare un tuo schema con un foglio di calcolo (ad esempio con Excel) oppure servirti di un software specifico.
Di sicuro quest’ultimo è il sistema più semplice e preciso: tutti i movimenti sono collegati ai documenti fiscali di riferimento, puoi filtrare le informazioni per analizzare la situazione, attivare notifiche per pagamenti ricorrenti e molto altro ancora.
Fatture in Cloud rientra nella categoria dei programmi specifici: è un software per la prima nota, in cui la creazione dei movimenti avviene in automatico non appena registri l'incasso e il pagamento di fatture, note di credito, corrispettivi, ricevute, fatture d’acquisto e F24.
Puoi registrare in prima nota anche movimenti in modo manuale e giroconti.
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Esempio di prima nota
Eccoti un paio di esempi di prima nota:
Prima nota su Excel
Prima nota con Fatture in Cloud
La prima nota creata con un software dedicato, ad esempio con Fatture in Cloud, risulta più ordinata rispetto alla prima nota con Excel, ed è anche più facile da comprendere. Infatti, la puoi filtrare per entrate o uscite, conto, periodo e competenza.
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Qualsiasi sistema sceglierai, comunque, ciò che è fondamentale nella compilazione della prima nota è la precisione: basta una piccola dimenticanza per alterare i conteggi e rischiare multe salate.
Infine, non dimenticare che è uno strumento utilissimo anche al tuo commercialista per definire le tasse che dovrai pagare, ragione in più per essere il più preciso possibile.
Il nostro consiglio quindi è quello di registrare entrate e uscite nella giornata stessa in cui si verificano.
Oltre allo scadenzario pagamenti e alla prima nota, c’è un altro strumento che ti aiuta ad avere un miglior controllo sulle entrate e uscite della tua attività: la riconciliazione bancaria. Il prossimo capitolo è dedicato proprio a questo.