Se la contabilità può essere un’attività impegnativa e complessa, farsi pagare con regolarità dai clienti può trasformarsi in una vera impresa per aziende e liberi professionisti.
Talvolta infatti, può capitare di imbattersi in clienti che pagano in ritardo, o addirittura che fanno perdere le loro tracce dopo l’invio della fattura, determinando insolvenze problematiche per l’impresa.
Ci sono però alcune soluzioni per cercare di ridurre la possibilità di dover gestire ritardi nei pagamenti e recupero crediti con alcuni clienti.
Perché è importante farsi pagare in tempo
Quando si gestisce la propria attività imprenditoriale, una delle più grandi sfide da affrontare è farsi pagare in tempo dai propri clienti. Un’azienda infatti funziona e cresce quando possiede liquidità da poter investire o da utilizzare per far fronte a eventuali problemi ed eventi inattesi. Se questo è vero in generale, lo è ancora di più se si parla di attività giovani e avviate da poco tempo e soprattutto se si considerano freelance, start up e consulenti.
Quando i pagamenti non arrivano entro le scadenze attese, ci si può ritrovare a non avere fondi sufficienti per affrontare imprevisti, semplici problemi come guasti tecnici o tasse inattese possono causare blocchi all’attività produttiva, con ripercussioni sulla salute dell’azienda. In mancanza di liquidità, l’impresa può trovarsi ad avere problemi nella gestione delle spese e a dover chiedere prestiti per far fronte ad esse. Se poi il periodo di difficoltà continua nel tempo, l’attività potrebbe rischiare di non riuscire a sopravvivere e di dover cessare.
Per questo, soprattutto se l’azienda a partita iva è giovane, il numero di clienti è piccolo e le entrate non hanno ancora raggiunto un livello costante, è importante riuscire a farsi pagare entro le scadenze dai propri clienti, mantenendo il controllo sulle entrate anche attraverso una attenta gestione di incassi e pagamenti.
I pagamenti dei clienti si fanno attendere, ma a te occorre liquidità? Scopri cos'è la cessione del credito e come ti può aiutare.
5 consigli per farsi pagare dai clienti
Farsi pagare in tempo dai clienti può diventare complesso. Potresti trovare clienti che a loro volta non vengono pagati in tempo dai loro clienti o ancora, che si dimenticano. Può anche succedere di trovarsi di fronte a clienti insoddisfatti del lavoro, che fuggono nel momento del pagamento della prestazione o che tentano di avere una riduzione sulla fattura finale. Infine, il cliente potrebbe voler pagare con un metodo di pagamento che non è supportato dalla tua attività.
Per questo, abbiamo pensato a 5 consigli che puoi decidere di applicare per non trovarti in questa spiacevole situazione e riuscire con successo a farti pagare in tempo da tutti (o quasi) i tuoi clienti.
1. Determina tempi e metodi di pagamento e inseriscili in contratto
Prima di avviare una collaborazione con nuovi clienti, definisci i dettagli del contratto di lavoro per ogni tuo servizio o prodotto offerto.
All’interno del contratto, inserisci le clausole e i dettagli del servizio dal monte ore previsto alla gestione di imprevisti, passando per la definizione dei tempi e dei metodi di pagamento che la tua azienda supporta.
La presenza di un contratto dettagliato e firmato dalle controparti può essere fondamentale in caso anche di recupero crediti e gestione di insolvenze.
2. Verifica l’affidabilità del cliente
Prima di accettare un nuovo cliente, verifica la sua affidabilità. Puoi ad esempio verificare se è stato inserito nel Registro Informatico dei Protesti e analizzare le copie del bilancio aziendale. Per una verifica completa e un’analisi della classe di rischio del cliente, puoi affidarti ad imprese specializzate nella gestione e nel recupero del credito.
3. Chiedi un acconto
Una soluzione utile ed efficace è chiedere un acconto, che il cliente è tenuto a versare subito dopo la stipula del contratto di collaborazione.
L’acconto è un pagamento anticipato di parte dell'importo della fattura prima della prestazione dei servizi: ciò significa che l’acconto versato andrà sottratto poi alla fattura finale. Questa soluzione ti permette di ottenere liquidità immediata ed è molto più probabile che un cliente che paga un acconto finisca per saldare la fattura finale entro i termini pattuiti.
4. Emetti fatture chiare e complete
A volte può capitare che a causare ritardi nei pagamenti possono essere anche errori a livello di fattura emessa.
Per questo, una soluzione è quello di predisporre modelli chiari e completi da utilizzare ad ogni fatturazione, mostrando chiaramente i termini di pagamento, la data di scadenza e gli interessi che verranno applicati in caso di pagamento ritardato. È utile completare la fattura con i contatti aziendali per chiarimenti e velocizzare la ricezione dei pagamenti.
5. Invia solleciti di pagamento
Se ti ritrovi a dover gestire un cliente che non paga, non lasciare al caso i solleciti di pagamento e stabilisci tempistiche chiare per inviarli. È bene non lasciar trascorrere troppi giorni dalla scadenza dei termini di pagamento, inviando una prima comunicazione dopo circa 10 giorno. Se il cliente continua a non voler pagare, dopo un contatto telefonico, è consigliabile inviare un secondo sollecito di pagamento dopo 30 giorni. Trascorsi 45 giorni dalla scadenza, si può inviare la lettera di richiesta di pagamento, nella quale si anticipa la possibilità di affidarsi ad una agenzia di recupero crediti, eventualità necessaria dopo 90 giorni dalla scadenza.
Per ulteriori dettagli sul modo di gestire queste situazioni, consulta l'approfondimento su cosa fare con un cliente che non paga.
Il sollecito di pagamento è uno strumento utile, che ti aiuta a ricordare ai clienti “smemorati” di procedere al pagamento di una fattura insoluta. Il prossimo capitolo è proprio dedicato al sollecito: vedremo di cosa si tratta, quando si invia, come si scrive e alcuni consigli per renderlo efficace.