Capitolo 4.2

Fattura elettronica alla Pubblica Amministrazione: come crearla e gestirla

Stai per fatturare alla Pubblica Amministrazione? Ti risulterà fondamentale conoscere alcuni concetti, tra cui: codice univoco, CIG, CUP, Split Payment e decorrenza termini. Qui te li spieghiamo in modo semplice.

Autore: Fatture in Cloud

La fatturazione elettronica verso la Pubblica Amministrazione richiede una serie di dati e prevede alcune notifiche del tutto assenti dalle fatture verso i Privati. Quali sono? Come gestire tutto correttamente? In questo capitolo troverai le risposte che stavi cercando.

La fatturazione elettronica verso la PA è obbligatoria per tutti

Il Ministero Economia e Finanze, ha stabilito che:

• i Ministeri, Agenzie Fiscali ed Enti Nazionali di Previdenza,
• tutte le PA (comprese le scuole, le Università, i Comuni, le Regioni, le Camere di Commercio, le Aziende Sanitarie, ecc.),

non possono accettare fatture emesse o trasmesse in forma cartacea, né procedere al pagamento, nemmeno parziale, di documenti non trasmessi in forma elettronica.

Quindi emettere fattura elettronica verso la Pubblica Amministrazione è un obbligo per tutte le Partite IVA, anche per i Forfettari: non potrebbe essere altrimenti, visto che il formato elettronico è l’unico ad essere accettato.
Questo è l'unico caso in cui viene meno l’esonero dalla fattura elettronica per il regime forfettario.

Creazione della fattura elettronica: dati ed esigibilità IVA

La natura del destinatario influisce sull’inserimento dei dati in alcuni campi della fattura elettronica, anche nel caso della PA.

1. Codice univoco per la fattura elettronica

Innanzitutto, come abbiamo già visto nel capitolo più generale sulla compilazione della fattura elettronica, quando il destinatario è la Pubblica Amministrazione, dovrai inserire il codice univoco di 6 caratteri che identifica ogni ufficio pubblico.

Attenzione: ricorda che, nel sistema della Fatturazione Elettronica verso “Privati” e verso “Titolari di Partita IVA”, il codice univoco è di 7 caratteri (numeri e lettere), mentre quello delle Pubbliche Amministrazioni è di 6 caratteri (numeri e lettere)!

Come reperire il codice, se non ti viene comunicato espressamente? Puoi consultare il portale IPA (www.indicepa.gov.it), che contiene tutte le informazioni relative agli enti pubblici, e cercare l’ufficio pubblico di tuo interesse.

Alcuni software, come Fatture in Cloud, permettono di trovare i dati dell’ufficio senza dover visitare altri siti e di inserire con un clic non solo il Codice univoco, ma anche tutte le anagrafiche, così da evitare errori di trascrizione.

2. CIG e CUP

Oltre al codice univoco, nella fattura elettronica alla PA dovrai inserire anche:

• CIG (Codice Identificativo di Gara): è composto da 10 caratteri alfanumerici e serve a indicare in maniera univoca una gara d’appalto.
• CUP (Codice Unico di Progetto): è composto da 15 caratteri alfanumerici e identifica un progetto d’investimenti pubblico.

Questi dati servono per garantire la tracciabilità dei pagamenti da parte delle pubbliche amministrazioni.

Il CIG deve essere sempre riportato, tranne che nei casi di esclusione dall’obbligo di tracciabilità riportati nella Legge n. 136 del 13 agosto 2010.

Tieni anche presente che, nella predisposizione di una fattura elettronica verso la Pubblica Amministrazione, il codice CIG dovrà sempre essere presente, mentre il CUP potrà esserlo, solo se richiesto dall’Ente.

3. Split Payment

Lo Split Payment (o scissione dei pagamenti) è un meccanismo secondo cui la PA acquirente non corrisponde l’IVA presente in fattura al fornitore, ma la trattiene e la versa direttamente all’erario.

Applicano lo Split Payment:

• tutte le Amministrazioni Pubbliche;
• gli enti e le società controllate dalla Presidenza del Consiglio dei Ministri, dai Ministeri e dalle Amministrazioni Pubbliche (Centrali o Locali);
• gli enti, le fondazioni e le società partecipate per una percentuale complessiva del capitale non inferiore al 70%, dalle Amministrazioni Pubbliche;
• le società quotate inserite nell'indice FTSE MIB della Borsa italiana.

Puoi trovare gli enti, le fondazioni e le società che applicano lo Split Payment in appositi elenchi, presenti sul sito del Dipartimento delle Finanze.

Devono seguire le regole dello Split Payment tutti coloro che emettono fatture alla PA (e ai soggetti elencati nei punti precedenti), tranne:

• i professionisti con ritenuta alla fonte a titolo d'acconto o di imposta sul reddito,
• i Contribuenti Forfettari e i soggetti a regimi speciali IVA.

Per sapere con esattezza se e in quali rapporti devi emettere fattura con Split Payment, ti consigliamo di chiedere conferma al tuo Commercialista o al professionista che ti segue nella fatturazione.

Invio della fattura alla PA: alcune notifiche che potresti ricevere

Una volta compilata la fattura, la dovrai recapitare alla Pubblica Amministrazione utilizzando il Sistema d’Interscambio (SdI). La fattura assumerà diversi stati, in base all’avanzamento dell’invio.

Potrai ricevere dal SdI alcuni messaggi (notifiche), che comunicano non solo l’esito delle operazioni compiute dal sistema stesso, ma anche le risposte trasmesse dalla PA. Questo perché la Pubblica Amministrazione, a differenza dei Privati, può rifiutare fatture elettroniche già approvate dal Sistema d’Interscambio.

Vediamo nel dettaglio quali sono questi messaggi:

• Notifica di scarto: la fattura non ha superato i controlli del SdI. Controlla l’errore, modifica la fattura e inviala nuovamente entro 5 giorni dalla data in cui hai ricevuto la notifica. Approfondiremo questo punto nel capitolo dedicato alla fattura elettronica scartata dal SdI.
• Notifica di mancata consegna: la fattura non è stata recapitata alla PA.
• Notifica di scarto esito: l’esito della PA è sostanzialmente o formalmente errato.
• Attestazione di avvenuta trasmissione: se il recapito alla PA non è andato a buon fine, dopo 10 giorni riceverai questo messaggio. Ti può tornare utile per comunicare alla Pubblica Amministrazione che hai trasmesso la fattura al SdI, chiedere il controllo del documento e l’eventuale liquidazione dello stesso.
• Ricevuta di consegna: la fattura ha superato i controlli del SdI e il recapito alla PA è andato a buon fine.
• Notifica di esito (accettata o rifiutata): la PA ha accettato oppure rifiutato la fattura. Se la fattura è stata rifiutata, dovrai emettere una nota di credito e creare una nuova fattura.
• Notifica di decorrenza termini: se la PA ha ricevuto la fattura, ma nei 15 giorni successivi non ha segnalato nessun esito (non ha né accettato, né rifiutato la fattura), ti verrà recapitata la notifica di decorrenza termini. Questa notifica non determina la correttezza della fattura, né come verrà gestita successivamente dalla PA. Ti consigliamo quindi di contattare la PA, per avere la conferma che abbia accettato il documento. Non puoi inviare di nuovo la fattura, perché verrebbe scartata dal SdI per duplicazione.

Questi messaggi sono tanti e temi di non riuscire a gestirli nel migliore dei modi? Alcuni software di fatturazione ti restituiscono lo stato della fattura in tempo reale e persino utili indicazioni su come procedere per ogni notifica ricevuta. Ecco un esempio da Fatture in Cloud.

Fattura elettronica alla PA in regime forfettario: alcune precisazioni

Questo contenuto è aggiornato al 2024.