Un software di fatturazione elettronica non è solo indispensabile per emettere fatture elettroniche, ma può diventare anche un alleato per gestire in modo più semplice e organizzato la tua partita IVA forfettaria.
Infatti, per generare una fattura elettronica conforme alla normativa, bisogna utilizzare un programma che la codifichi nel linguaggio XML.
Non tutti i software però sono uguali: alcuni possono includere solo la codifica della fattura e l’invio al Sistema di Interscambio, altri offrire anche la firma digitale e la conservazione digitale a norma, altri ancora dare accesso a ulteriori funzionalità per la gestione dell’attività.
In questo capitolo ti aiuteremo a scegliere quale software fa al caso tuo considerando tre variabili: le caratteristiche generali, la fatturazione elettronica e le altre funzionalità.
1. Le caratteristiche generali del software
Quando valuti un software, presta attenzione a come è fatto e a cosa ti offre. In particolare, cerca di capire se:
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È gratis o a pagamento?
Il software per fatture gratis è la soluzione più conveniente, ma non sempre la migliore. Infatti, il prezzo “zero” potrebbe svelare la mancanza di alcune funzionalità, oppure escludere alcuni pacchetti “extra” a pagamento.
Ad esempio, l’assistenza potrebbe non essere compresa nella licenza gratuita, ma soggetta a tariffa. Inoltre, il software potrebbe offrire alcune funzioni gratis (ad esempio l’invio della fattura elettronica) e altre a pagamento (come la firma digitale o la conservazione sostitutiva).
La via di mezzo “ideale” tra totalmente gratis e a pagamento da subito è la prova gratuita: per un certo periodo utilizzi il programma liberamente, poi decidi se acquistare una licenza. Fatture in Cloud, ad esempio, è gratis e senza impegno per il primo mese.
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È semplice da utilizzare?
I software di fatturazione elettronica possono rivolgersi a utenti di diverso tipo: alcuni sono più articolati e complessi, ideali per la gestione delle grandi aziende, altri più essenziali, alla portata delle attività più semplici, come quelle in regime forfettario.
Un software che offre funzionalità ulteriori rispetto alla fatturazione non è necessariamente più complicato. Infatti, può risultare semplice perché organizza le diverse funzioni in modo intuitivo e accompagna l’utente all’uso tramite guide di facile comprensione. Fatture in Cloud, ad esempio, è molto semplice da utilizzare, anche per chi non ha dimestichezza con la tecnologia. Inoltre offre guide di diverso tipo (testuali e video guide) e l’assistenza via chat.
"Le fatture elettroniche dei nostri fornitori arrivano già all’interno del sistema
e registrarle è davvero facilissimo."
Paola e Antonella - CaseOspitali.it
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Si può utilizzare da smartphone e tablet?
Altra caratteristica da considerare è la possibilità di accedere al software da smartphone e tablet. Infatti, non sempre puoi avere a disposizione un PC, perché magari sei dal cliente, oppure fuori sede.
Fatture in Cloud è disponibile come App per smartphone e tablet iOS, Android e Huawei: vediamo una testimonianza in merito.
"Con l'App di Fatture in Cloud posso emettere documenti di trasporto e fatture accompagnatorie,
anche quando sono in vigna."
Filomena - Vignaflora
Un'intera raccolta di risorse dedicata a te
Guide, informazioni e consigli per gestire al meglio la tua attività in regime forfettario.
2. La fatturazione elettronica
Come abbiamo già accennato, i vari software possono offrire un servizio “diverso”, più o meno completo di tutti i passaggi che contraddistinguono la fatturazione elettronica.
Quando ne esamini uno, considera se:
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Copre il ciclo attivo e passivo?
Un software che copre il ciclo attivo e passivo ti permette di inviare e ricevere le fatture elettroniche da un’unica piattaforma.
Avrai così un miglior controllo sulle entrate e le uscite della tua attività.
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Comprende la firma digitale e la conservazione digitale a norma?
Alcuni programmi per fatture elettroniche possono non offrire la firma digitale e la conservazione a norma. In questo caso, dato che sono entrambe obbligatorie, dovrai rivolgerti a un secondo fornitore.
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Ti aiuta a compilare la fattura in modo più semplice e veloce?
Alcuni software di fatturazione, nel momento in cui indichi di trovarti in regime forfettario, possono adeguare in automatico alcune impostazioni.
Fatture in Cloud, ad esempio, una volta che hai impostato il proprio profilo fiscale come “regime forfettario”, inserisce in automatico in fattura:
- il codice RF19 (Regime forfettario - art.1, c.54-89, L. 190/2014) nel campo regime fiscale del cedente/prestatore della fattura elettronica,
- l’aliquota IVA 0% - N2.2 - Contribuenti forfettari ai prodotti/servizi
Inoltre, applica in automatico la marca da bollo quando l’importo degli articoli della fattura non assoggettati a IVA supera i 77,47€, come richiesto da norma generale.
Grazie a questi automatismi, puoi compilare la fattura in modo più rapido e non rischi di dimenticare informazioni che potrebbero compromettere la correttezza e la completezza della fattura.
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Ti suggerisce come correggere eventuali errori?
Nell’emettere una fattura elettronica può capitare di commettere errori, ma, per fortuna, a tutto vi è un rimedio, come puoi approfondire nella guida su come correggere una fattura elettronica sbagliata.
Il software di fatturazione può accompagnare alla notifica di scarto delle “best practice” su come modificare la fattura, aiutandoti nella correzione.
3. Funzionalità dedicate al forfettario
Alcuni software possono offrire ai forfettari delle funzionalità dedicate, sviluppate per soddisfare le esigenze specifiche di questi contribuenti.
Ad esempio, Fatture in Cloud calcola il fatturato incassato, distinguendolo dal fatturato netto.
Inoltre, ti avvisa quando il valore sta per raggiungere e/o supera il limite di ricavi/compensi per il forfettario di 65.0000€ annui.
In più, considerando fatturato incassato e coefficiente di redditività, ti restituisce una stima della tassazione.
Così hai sempre il controllo della tua situazione economica e finanziaria.
4. Le altre funzionalità
Gestire una partita IVA in regime forfettario non vuol dire solo emettere e ricevere fatture, ma prevede anche diversi altri adempimenti, seppur di meno e più semplici rispetto al regime ordinario.
Il software di fatturazione può diventare uno strumento per dare ordine e organizzazione a queste attività. Ad esempio, può includere:
- Gestione degli incassi: registrazione automatica delle fatture, prima nota e riconciliazione bancaria sono tre funzioni importanti relative agli incassi e utili per monitorare i ricavi della tua partita IVA forfettaria.
- Connessione con il Commercialista: il Commercialista può visualizzare il tuo account, controllare l’esattezza degli adempimenti, caricare gli F24 e darti alcuni consigli su come migliorare i tuoi affari.
- Scadenzario e i solleciti automatici: lo scadenzario memorizza e notifica le scadenze delle fatture che devi pagare e/o incassare, mentre i solleciti automatici ricordano ai clienti “smemorati” di procedere al pagamento.
- Trasformazione dei documenti: puoi creare preventivi, ddt e altri documenti e trasformarli in fattura in un clic.
- Report e grafici: illustrano in modo semplice alcuni indicatori sull’andamento della tua attività, come il fatturato, le spese, i debiti e i crediti.
Fatture in Cloud comprende queste e altre funzionalità: per vederle tutte, visita la pagina “Software per regime forfettario”.
Siamo alla fine di questa guida. Abbiamo esaminato tutte le sfaccettature del “rapporto” tra forfettari e fatturazione elettronica. Abbiamo poi visto come creare, inviare, ricevere e conservare una fattura elettronica, con le peculiarità per i contribuenti in regime forfettario. Infine, abbiamo approfondito l’utilità di un software non solo per la fatturazione, ma anche per gestire tutta la tua partita IVA.
Ci auguriamo di averti dato una panoramica completa sull’argomento e, soprattutto, di averti aiutato ad affrontare la fatturazione elettronica con più serenità!
Questo contenuto è aggiornato al 2023.