Capitolo n° 6

Sede legale e operativa di un’azienda: cosa sono e dove stabilirle

Cos’è la sede legale di un’azienda? Deve coincidere con quella operativa? E quali sono le differenze con la sede amministrativa? Leggi le risposte e tutto ciò che ti serve per scegliere in modo consapevole la sede della tua azienda.

Autore: Fatture in Cloud

 

Tra i dati da indicare al momento di aprire Partita IVA, c’è la sede legale (o sociale). Cosa significa esattamente? Dove posizionarla? Deve corrispondere a dove effettivamente si svolgeranno le attività, quindi alla sede operativa? E che differenze ci sono con la sede amministrativa?

In questo capitolo spieghiamo i concetti essenziali in merito alla scelta della sede dell’azienda, con le implicazioni che può avere sulla tua nuova Partita Iva.

 

Sede legale: cos’è e dove stabilirla

La sede legale (sede principale, oppure sede sociale per le società) è l’indirizzo di residenza dove registri la tua attività professionale. Corrisponde al “centro degli affari”, dove gestisci l’amministrazione della tua attività. Qui riceverai la notifica della corrispondenza legale.

Puoi stabilire la sede legale presso la tua abitazione o lo studio del tuo Commercialista, ma anche scegliere una sede legale virtuale o posizionarla presso un coworking.

La devi riportare nell’atto costitutivo e nello statuto della tua società e comunicarla al Registro delle Imprese e all’Agenzia delle Entrate. Non hai l’obbligo di indicare l’indirizzo completo, ma puoi limitarti anche al Comune.

Ti consigliamo di scegliere la sede legale con molta attenzione, perché:

• può precludere l’accesso ad alcune agevolazioni. Oggi è sempre più diffusa la moda di stabilire la sede legale in Svizzera, a San Marino o in altri stati con vantaggi fiscali; tuttavia per aver diritto alle agevolazioni previste dallo Stato Italiano, ad esempio quelle sulle startup, devi avere la sede legale in Italia.
• Può diventare un dato utile ai fini di marketing. Molte aziende decidono di posizionare la propria sede legale in un luogo o in un indirizzo particolare per averne dei benefici a livello di immagine. Ad esempio, avere la sede legale in via Montenapoleone a Milano restituisce un’aura di prestigio, posizionarla nell’area in cui operi può trasmettere l’idea di radicamento al territorio.
• Deve essere cambiata se ti sposti in un altro comune. Dovrai quindi aggiornare sia l’atto costitutivo che lo statuto della tua società, oltre ad affrontare altri adempimenti burocratici, ad esempio comunicare la variazione al Registro delle Imprese.

 

Sede operativa: cos’è

La sede operativa è il luogo in cui effettivamente svolgi la tua attività imprenditoriale. Il suo indirizzo va comunicato alla Camera di Commercio competente.

Nell’accezione più tradizionale del termine, è un ufficio, una sede produttiva o un altro locale adibito dove lavori tu, fai operare i dipendenti e ricevi i clienti. Può anche però essere la stanza di casa tua dove hai stabilito il tuo piccolo ufficio o lo spazio di coworking che hai deciso di affittare.

Differenza tra sede legale e sede operativa

Sede legale e sede operativa si riferiscono sostanzialmente a due luoghi dove si svolgono operazioni diverse:

• nella sede legale vengono prese decisioni a livello amministrativo,
• nella sede operativa vengono svolte le attività quotidiane dell’azienda.

Questi spazi possono coincidere, trovandosi allo stesso indirizzo e nel medesimo locale, oppure no.

Inoltre, a differenza della sede legale, che è sempre e soltanto una, la sede operativa può essere più di una. Ciò vuol dire che puoi stabilire quante sedi operative vuoi per svolgere al meglio la tua attività.

Per chiarire meglio il concetto, facciamo un esempio. Un’azienda che produce giocattoli, a cui daremo il nome di fantasia “Giocheria Srl”, si trova in via Delle Piave a Milano.

All’interno di un locale molto ampio è stata organizzata l’esposizione al pubblico, ma è anche presente un piccolo ufficio per l’archiviazione dei documenti amministrativi e per discutere di sconti, promozioni e per pianificare i turni lavorativi e le strategie di marketing. In questo caso, lo spazio espositivo corrisponde alla sede operativa, mentre l’ufficio è la sede legale. Trovandosi entrambe allo stesso indirizzo, possiamo dire che sede legale e operativa coincidono.

Discorso diverso se l’ufficio si trova, ad esempio, in via Garibaldi a Milano. In questo caso, la sede operativa di Giocheria Srl è in via Delle Piave, mentre la sede legale si posiziona in via Garibaldi. Possono però esserci anche due spazi espositivi, in via delle Piave e in via Roma. In tale circostanza, le sedi operative sono due, identificate con i rispettivi indirizzi, mentre la sede legale è stabilita in via Garibaldi.

 

Sede amministrativa: definizione

La sede amministrativa è un modo diverso di definire la sede operativa.

 

Dove stabilire la sede operativa

Chiariti i principali concetti relativi alla sede aziendale, con definizioni e differenze, passiamo ad alcuni consigli su dove stabilire la sede operativa, per soddisfare al meglio le esigenze della tua attività.

1. Sede aziendale “tradizionale”

L’ufficio in un palazzo, oppure un capannone in un’area industriale: sono questi alcuni esempi della classica sede aziendale.

Nel momento in cui decidi dove posizionarla, ti suggeriamo di non lasciarti guidare esclusivamente dalla logica del prezzo più basso, di considerare anche altri criteri:

• Distanza dall’abitazione. Quanto è lontana la sede da dove abiti tu, i tuoi soci e i tuoi dipendenti? Calcola che dovrete percorrere quel tragitto spesso, se non ogni giorno: più è lungo e più probabilmente arriverete in sede stanchi, con inevitabili ripercussioni negative sul lavoro.
• Vicinanza alle fermate dei mezzi pubblici. La sede dell’azienda è raggiungibile con pullman, treni e altri mezzi pubblici? Quanto dista la fermata più vicina? La comodità in questo senso può tornare utile non solo a te, ai tuoi soci e ai tuoi dipendenti, ma anche ai tuoi clienti, che potranno raggiungerti con più facilità.
• Parcheggi. Avere all’esterno un parcheggio ampio e gratuito è certamente un plus apprezzato da tutti, anche dai clienti.
• Comfort. Anche la vicinanza a ristoranti, bar e negozi è un fattore da considerare.
• Metratura. Quanto è spazioso il locale che stai valutando? Rispondi alla domanda non solo in base al numero attuale dei tuoi dipendenti, ma anche sulle prospettive di ampliamento del personale, almeno a breve termine. Cambiare sede aziendale è un costo e quindi è bene prevenirlo.
• Struttura. Com’è configurato il locale che vorresti adibire a sede aziendale? Ha servizi igienici, una zona pranzo e stanze da trasformare in sale riunioni? Prestare attenzione a questi aspetti ti eviterà interventi in un secondo momento, che dovrai sostenere a tue spese.

2. Ufficio e produzione in casa

Avere un ufficio o una sede di produzione può diventare un costo insostenibile per un libero professionista, una ditta individuale o un’attività da poco avviata. Ecco perché molti decidono di stabilire la sede produttiva all’interno della propria casa.

Puoi trasformare una stanza in un ufficio oppure un garage in uno spazio produttivo, dove non solo lavorare, ma anche accogliere i clienti.

Tuttavia questa scelta potrebbe renderti difficile separare la vita lavorativa da quella privata, con ripercussioni sulla concentrazione e sul rendimento.

3. Coworking (ufficio condiviso)

Per superare le difficoltà insite nel lavoro da casa, puoi ricorrere al coworking. Il coworking è uno spazio condiviso dove puoi stabilire il tuo ufficio.

Tra i vantaggi principali di questa scelta, ci sono:

• costi limitati, certamente inferiori a quelli di una sede aziendale tradizionale;
• flessibilità: puoi decidere di affittare il tuo spazio per cinque giorni alla settimana oppure per poche ore, in base alle tue necessità;
• compresenza: per definizione il coworking è uno spazio condiviso tra più persone. Potrai incontrare professionisti che operano nel tuo stesso settore, oppure in uno totalmente differente; in ogni caso, potrai stringere con loro relazioni in grado di arricchirti non solo dal punto di vista personale, ma anche professionale.

La tua azienda è sempre più definita: dopo aver scelto il nome (ragione o denominazione sociale) hai anche capito dove posizionare sede legale e sede operativa.

Ci sono altre decisioni però da prendere prima di aprire Partita Iva. Una di queste è quella del regime fiscale: nel prossimo capitolo troverai informazioni preziose in merito.